DSGVO ALTAMEDICS GmbH

Josef-Lammerting-Allee 16; 50933 Köln

Tel.: 0221/277299100 Fax: 0221/277299110, Email: info@altamedics.de, www.altamedics.de

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Am 25.05.2018 trat die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Das hat auch Konsequenzen für die Pharmaindustrie. Altamedics GmbH wird die Grundsätze dieser Verordnung einhalten und weiterhin mit persönlichen Daten all Ihrer Kontaktpartner und Kunden sorgsam umgehen, und die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um deren Schutz und Vertraulichkeit zu bewahren.

Welche Daten führt die ALTAMEDICS GmbH?

Die ALTAMEDICS GmbH führt Aufzeichnungen der im Rahmen der erhaltenen Anfragen erhobenen Daten. Bereitgestellte personenbezogene Daten (z.B. Namen, Kontaktdaten etc., bei Nebenwirkungsmeldungen zusätzlich z.B. Geburtsdatum, Körpergröße, Gewicht, und medizinische Historie) werden ausschließlich zweckgebunden, d.h. im Sinne des bestehenden Vertragsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) EU-DSGVO bzw. zur Kontaktaufnahme im Sinne der bestehenden Zusammenarbeit auf Grundlage von Art 6 Abs. 1 f) EU-DSGVO verarbeitet oder zur Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen notwendig ist.

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.

Auf Ihre Anforderung hin stellen wir Ihnen gerne eine Liste Ihrer persönlichen bei ALTAMEDICS verfügbaren Daten bereit.

Wer arbeitet mit Ihren Daten?

Mit allen erfassten Daten, soweit es sich um Bestellungen von Arzneimitteln handelt, arbeiten unsere Kolleginnen und Kollegen in der Auftragsannahme, die das Warenwirtschaftssystem Fullsystem bedienen. Mit dem Namen und den Kontaktdaten arbeiten ggf. auch die Abteilungsleiter Abteilung Zulassung oder Abteilung Arzneimittelsicherheit, sofern es sich dabei um Fragen die Arzneimittelzulassung, der Produktqualität oder die Arzneimittelsicherheit betreffend, handelt.

Dies gilt insbesondere dann, falls es sich um Nebenwirkungsmeldungen zu unseren Arzneimitteln handelt. In diesem Fall werden Ihre Kontaktdaten unmittelbar nach Aufnahme vom Bearbeiter anonymisiert. Eine Klarversion der aufgenommenen Kontaktdaten bleibt für Ausnahmefälle in einem nur für zwei Mitarbeiter (die Leiterin der Zulassungsabteilung und den Leiter der Arzneimittelsicherheit) zugängigen Tresor, um bei erhaltenen Nebenwirkungs-meldungen adäquat reagieren zu können (sollte etwa Rückruf eines Arzneimittels aus dem Markt erfolgen). Ihre Daten werden innerhalb des Unternehmens nur in anonymisierter Form weiterbearbeitet, und, da ggf. eine Meldepflicht an Behörden besteht, auch an diese nur anonymisiert gemeldet.

Dies gilt insbesondere dann, falls es sich um Nebenwirkungsmeldungen zu unseren Arzneimitteln handelt. In diesem Fall werden Ihre Kontaktdaten unmittelbar nach Aufnahme vom Bearbeiter anonymisiert. Eine Klarversion der aufgenommenen Kontaktdaten bleibt für Ausnahmefälle in einem nur für zwei Mitarbeiter (die Leiterin der Zulassungsabteilung und den Leiter der Arzneimittelsicherheit) zugängigen Tresor, um bei erhaltenen Nebenwirkungsmeldungen adäquat reagieren zu können (sollte etwa Rückruf eines Arzneimittels aus dem Markt erfolgen). Ihre Daten werden innerhalb des Unternehmens nur in anonymisierter Form weiterbearbeitet, und, da ggf. eine Meldepflicht an Behörden besteht, auch an diese nur anonymisiert gemeldet.

Wo werden Ihre Daten gespeichert?

Zunächst einmal befinden sich Ihre Daten auf einem Formblatt zur Aufnahme telefonischer Anfragen oder im Email-Eingang. Diese erhaltenen Informationen werden mit Klarnamen in einem besonderen Ordner im Firmensafe aufbewahrt. Eine anonymisierte Kopie ist abgeheftet in einem Ordner für Bestellungen oder in der Arzneimittelsicherheit bei erhaltenen Nebenwirkungen und im Büro der Arzneimittelsicherheit in einem Stahlschrank eingeschlossen. Zugang dazu haben nur die Leitung Arzneimittelsicherheit und Leitung Zulassung.

Was macht die ALTAMEDICS mit Ihren Daten?

Bilder und Daten werden nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Genehmigung weiterbearbeitet. Bei Kindern und Jugendlichen ist die Genehmigung der Erziehungsberechtigten erforderlich.

Wann werden Daten gelöscht?

Ihre Daten werden nur in anonymisierter Form und solange wie gesetzlich vorgeschrieben von ALTAMEDICS gespeichert, soweit für die Zwecke der Warenrückverfolgbarkeit notwendig oder, im Falle von Anfragen die Arzneimittelsicherheit betreffend, bis zu 10 Jahre nach Ablauf des Verfallsdatums der betreffenden Charge (gesetzliche Anforderung).

Detaillierte Informationen

Die für Sie notwendigen Informationen haben wir in einigen Dateien zusammengestellt, die Sie gerne bei unserer Zentrale erfragen können. Weiterhin besteht jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung, Datenübertragbarkeit, Einschränkung der Verarbeitung oder/und Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen gespeicherten Daten.

Sollten Sie dazu Fragen haben, können Sie sich während der Geschäftszeiten an den Leiter der Arzneimittelsicherheit wenden (Tel.: 0221/277299100; Email:...), Montags bis Donnerstags von 9.00h bis 17.00h und Freitags von 9.00h bis 15.00h.